Collaboratori

Lo schema seguente, legato alla valutazione delle prestazioni e al relativo colloquio (come quelli legati al colloquio individuale) è sempre stato particolarmente apprezzato dai discenti; penso sia cosa interessante e utile per molti riproporlo sul blog.

La valutazione delle prestazioni dei dipendenti può essere definita come la comparazione  tra la prestazione attesa e quella fornita dal collaboratore. Il processo di valutazione che ha come oggetto di osservazione la prestazione lavorativa del collaboratore mira a:

• esaminare tale prestazione ed infine comunicarla al collaboratore
• migliorare le prestazioni del collaboratore correggendo i comportamenti non in sintonia con gli obiettivi aziendali o dando riconoscimenti alle prestazioni positive ed in linea con tali obiettivi.
• favorire lo sviluppo delle risorse umane sia in termini di crescita professionale del collaboratore che di perseguimento degli obiettivi e piani aziendali
• disporre di informazioni per la gestione delle risorse
• accrescere la motivazione del collaboratore rendendolo partecipe del  processo di valutazione e fornendogli un feed back sulla performance realizzata

E’ bene ricordare che la valutazione:

• non è un giudizio sulla persona ma sulla prestazione in termini di efficienza ed efficacia e deve essere pertanto sempre obiettiva ed oggettiva  e centrata sui fatti.
• ha una valenza informativa tra Gruppo ed individuo e tende a creare un rapporto tra valutatore e collaboratore.
• può essere “formale” o informale
• ha scadenze fisse e deve essere comunicata al collaboratore durante il colloquio
• non è solo un bilancio a consuntivo

La fase finale della valutazione delle prestazioni è quella del feedback al collaboratore in cui il capo espone al collaboratore i risultati conseguiti durante il periodo lavorativo in questione e ne discute con lui.
Il colloquio di valutazione è un momento fondamentale nella relazione fra capo e collaboratore ed è decisivo ai fini della valutazione. E’ la parte più visibile di tutto il processo di valutazione ma è anche quella dove entra più in gioco la variabile emotività e nella quale è possibile verificare le skill comunicative.

Il Colloquio di Valutazione: Fase 1 – Preparazione

Che a sua volta si divide in 4 fasi:

A – definizione degli obiettivi

Il primo passo è porsi degli obiettivi, preparandosi adeguatamente.

Agendo diversamente si rischierebbero demotivazione del valutato deteriorando i rapporti di lavoro e facendo perdere credibilità all’intero processo

B – tracciare il profilo dell’interlocutore

Tenere conto delle aspettative del valutato circa l’andamento del colloquio e circa le opinioni del valutato sulla sua prestazione, e riuscire a prevederle, tracciando un identikit del valutato

C – decidere l’approccio o la strategia di comunicazione

Conoscere il valutato (i suoi interessi, la sua cultura, i suoi bisogni) è fondamentale al fine di tarare la strategia di comunicazione a sua misura.

In questo modo si troveranno le giuste argomentazioni, motivazioni coerenti con le sue attese, e si capirà su quali tasti far leva – stile, tono, parole da utilizzare – per essere chiari ed efficaci nei suoi confronti

Bisognerà dimostrare di conoscere a fondo la mansione da lui svolta poiché non si può valutare una performance se non si ha una conoscenza aggiornata di ciò che il valutato sta facendo, il suo lavoro di ogni giorno, altrimenti si potrebbe sentire non preso in considerazione e demotivato

D – pianificare la successione degli argomenti

Ci si crea una scaletta scritta, o una mappa mentale, degli argomenti da trattare nel corso del colloquio

Il Colloquio di Valutazione: Fase 2 – Apertura

Si mette a proprio agio l’interlocutore, si espongono le finalità del colloquio e gli argomenti di cui si tratterà.

Terremo un atteggiamento informale e collaborativo, ascolteremo attivamente, saremo corretti e chiari nel dare il feedback e mostrare lo stesso interesse ad uno sbocco positivo del colloquio.

Instaureremo un clima disteso e positivo, e un atteggiamento empatico

Il valutato in questo modo sarà più rilassato, si interesserà di più, sarà maggiormente concentrato e si risparmierà anche del tempo, in questo modo saremo ascoltati ed accettati dall’interlocutore

Il Colloquio di Valutazione: Fase 3  – Svolgimento

 Si analizzano i risultati conseguiti e si confrontano con quelli attesi insieme al valutato.

L’analisi non dovrà essere condotta unilateralmente dal valutatore ma si farà partecipare il valutato con domande e sollecitando attenzione e interesse, in alcuni casi si può chiedere a lui per primo di autovalutarsi per farlo partecipare e per farlo riflettere in prima persona sulla sua performance

Durante questa fase si andranno a toccare le singole aree oggetto di valutazione per definire le esigenze, le attese e i problemi, le questioni delicate da affrontare

Poi si passerà alla presentazione di possibili soluzioni da parte del valutatore che farà sentire il valutato più sicuro e circoscriverà la possibilità di obiezioni

Ascoltate attivamente facendo domande, chiedendo chiarimenti. Subito dopo l’autovalutazione fatta del valutato dite ciò su cui siete d’accordo e non, introducete i prossimi argomenti ma non prima di esservi accertati di aver toccato i punti prioritari e/o aspetti particolari di cui il valutato ha premura di discutere che si trattano per primi fino ad avere trovato una soluzione

L’ordine logico da seguire è il seguente (salvo casi particolari in cui esiste un aspetto predominante): performance attesa, performance effettiva, ripercussione di eventuali divergenze sulle possibililità di sviluppo, prospettive di carriera, interventi formativi, obiettivi futuri

Da seguire la logica passato presente futuro e all’interno di ogni fase seguire un ordine di priorità

Il Colloquio di Valutazione: Fase 4 – Chiusura

Nella fase conclusiva è necessario:

– riassumere brevemente i principali argomenti trattati

– stimolare impressioni del valutato sull’andamento del colloquio

– invitarlo se necessario a sollevare eventuali obiezioni

– non congedarsi frettolosamente

– mostrarsi disponibili per eventuali chiarimenti

Il Colloquio di Valutazione: Suggerimenti pratici e Gestione di casi critici

1. Prima di iniziare il colloquio

• fissare una data scegliendo un momento in cui entrambi gli attori siano più liberi
• avvisare il valutato con sufficiente anticipo
• non disdire l’appuntamento
• rivedere gli obiettivi assegnati
• assicurarsi di avere informazioni aggiornate
• individuare e prenotare il luogo adatto
• cominciare all’ora prestabilita

2.  Nella fase di apertura

• trasmettere un’immagine rassicurante
• non volere a tutti i costi prendere la parola per primi
• far sentire a proprio agio l’interlocutore
• porsi su un piano di parità
• non usare un tono monocorde ma modularlo a seconda degli argomenti

3.  Nella fase di svolgimento

• Coinvolgere il valutato in maniera attiva ponendo domande:

– non riservate

– motivate

– sintetiche

– chiare

– pertinenti

– non a raffica

– positive

• non avere timore di provocare domande e obiezioni
• tenere sempre a mente le aspettative del valutato
• mostrate che si ascolta (mantenendo una posizione eretta, ripetendo la frase appena ascoltata, guardando negli occhi, non prendendo appunti mentre il valutato parla)

4.  Nella fase di chiusura

• non avere fretta di concludere
• riepilogare i punti su cui si è d’accordo
• se ci sono punti discordanti meglio affrontarli subito

GESTIONE DEI CASI CRITICI

1. Come fare se il valutato parla poco o troppo

Cercate di capire perché si comporta così, può essere una persona timida, emotiva, nervosa

• Nel caso di chi parla poco cominciate il colloquio con argomenti tranquilli per farlo aprire e poi passate alle questioni più impegnative
• Se è emozionato cercate di capire cos’è che lo preoccupa
• Se di fronte ad un argomento all’improvviso tace vuol dire che avete toccato un argomento delicato per lui, quindi affrontate quell’argomento con un linguaggio più cauto
• Nel caso di chi parla troppo fate domande chiuse, oppure cercate di riportare l’argomento sul giusto binario

2.  Come fare con chi è preoccupato perché non viene promosso

• Nel caso in cui il valutato meriti la promozione ma che non vi siano posizioni scoperte:

– siate sinceri e mostratevi dispiaciuti e comprensivi

– fategli capire che non c’è che da attendere e che i risultati verranno premiati per non demotivarlo e per non fargli pensare che non si sono prese in considerazione le sue capacità

• Nel caso in cui il valutato non sia pronto per una promozione:

– cercate di fargli capire che una valutazione positiva ed una buona performance non generano automaticamente una promozione, ma che per ottenerla è necessario avere sviluppato delle competenze adatte ad un ruolo superiore

3.  Come comportarsi con chi non è d’accordo con una valutazione negativa ed insiste nel fare confronti con i colleghi

• Si può evitare questa situazione concordando preventivamente gli obiettivi ed i risultati da raggiungere con il valutato
• Nel caso in cui non ci sia stata chiarezza dall’inizio si può chiedere al valutato di giustificare e motivare il punteggio che pensa di meritare invece di giustificare voi quello attribuitogli
• Di fronte a chi insiste a fare confronti con i colleghi rispondete che nella fattispecie si tratta di valutare la sua performance e non quella dei suoi colleghi e che quindi non intendete discuterne con lui ma senza indisporlo né demotivarlo

4.  Come criticare senza farla sembrare una lavata di capo

• Perché la critica sia costruttiva deve:

– essere comunicata in privato

– essere fatta tempestivamente

– essere specifica

– proporre delle soluzioni su cosa fare

– non usare un linguaggio burocratico e autoritario

– spiegare che riguarda il comportamento del valutato e non la persona