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Qual’è il “motore” della Comunicazione Telefonica eccellente?

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Abbiamo progettato ed erogato molti interventi formativi nell’area della Comunicazione Telefonica (l’ultimo, ancora in corso, lo stiamo erogando a Dublino presso Crédit Agricole Creditor Insurance per gli Operatori del Contact Center aziendale):

 

una delle prime cose su cui mi soffermo, immediatamente dopo una prima parte dedicata ai livelli & stili della Comunicazione e alla fondamentale importanza dell’utilizzo efficace della voce al telefono, è quello che mi piace definire come il “motore” della comunicazione telefonica eccellente.

La Disposizione Positiva e la Comunicazione Telefonica Eccellente

Il Comportamento del cliente al telefono è profondamente influenzato dal modo in cui, in quel momento, stiamo comunicando con lui: se gli comunichiamo, ad esempio, apertura e disponibilità, certamente il cliente sarà influenzato positivamente dal nostro atteggiamento nei suoi confronti e reagirà sulla base della benevolenza che saremo riusciti a suscitare in lui attraverso quel particolare modo di fare.

Per comunicare sempre al cliente apertura e disponibilità hai però bisogno di utilizzare uno degli strumenti più potenti legati al servizio telefonico: la Disposizione Positiva (dietro la quale ci deve essere ovviamente un atteggiamento mentale aperto e positivo) verso il cliente, che è il “motore” della Comunicazione Telefonica eccellente di cui ti parlavo. Se non utilizzi la Disposizione Positiva (essere ben disposti, premurosi, attenti concreti, fiduciosi, sicuri) con il cliente, tutte le altre competenze legate alla comunicazione telefonica diventano inutili, perché mancherebbe la base su cui costruire tutto il resto.

La Disposizione positiva, infatti:

  • Riduce la possibilità di irritare il cliente
  • Stabilisce un rapporto cordiale con il cliente
  • Riduce lo stress
  • Aumenta il gusto di lavorare e quindi ti aiuta a lavorare meglio
  • Ti motiva ad agire più rapidamente
  • Migliora l’ambiente di lavoro

Ovviamente non è sempre facile attivare e conservare in ogni momento la Disposizione Positiva nei confronti del cliente: prossimamente, su questo blog, pubblicherò un post a proposito della “Top 10” delle azioni da mettere in campo per permetterti di utilizzarla in ogni situazione.

 

Comunicazione: i 3 livelli

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comunicazione-interpersonale-formazione-consulenza“Curate la comunicazione paraverbale (tono, ritmo della voce) e non verbale (gestualità, mimica, movimento del corpo, postura, prossemica), su questo concetto ritornerò, in modi diversi, in tutti i post che dedicherò al public speaking, tale è la sua importanza; per il momento riflettete sul fatto che questi due livelli della comunicazione (paraverbale e non verbale) hanno, insieme, un impatto pari al 93% (93%!) rispetto all’efficacia del vostro messaggio al ricevente (in particolare al paraverbale va un 38% e al non verbale un 55%): un misero 7% dell’efficacia del vostro messaggio è lasciato al verbale (contenuto, parole, frasi del messaggio). Per dirla in poche e semplici parole, curate soprattutto il modo (paraverbale e non verbale) in cui comunicate, perchè dipenderà da questo l’efficacia o meno del vostro discorso (o lezione o corso)“. 

In questo modo, nella serie dei post dedicati al public speaking (preparazione, apertura, corpo centrale e chiusura del discorso in pubblico) introducevo uno dei più importanti principi della comunicazione: ognuno dovrebbe tenerlo appeso sulle pareti di casa e leggerlo ogni giorno ad alta voce come un mantra. I grandi comunicatori sono infatti proprio coloro che sanno perfettamente come usare in modo funzionale ed efficace i livelli paraverbale e non verbale della comunicazione e i formatori e i public speaker, infatti, che riescono realmente a raggiungere il pubblico, allo stesso modo possiedono eccellenti competenze comunicative paraverbali e non verbali:

Livello Verbale (7%): le parole scritte o parlate, il contenuto del vostro messaggio che ha un’importanza davvero relativa nella comunicazione, se paragonato agli altri livelli.

Livello Paraverbale (38%): tono della voce, ritmo della voce, volume della voce, espressività della voce, pause, silenzi, sospiri… L’insieme, insomma, delle caratteristiche della voce e del modo di pronunciare il vostro messaggio: l’importanza di questo livello nella comunicazione è enorme, basta confrontare le percentuali di questo livello (38%!) e del precedente (7%!).

Livello Non Verbale (55%): ovvero postura (la posizione del corpo nello spazio), gestualità, mimica (espressioni del volto, sguardo, sorriso), prossemica (il modo di porsi nello spazio di emittente/i e ricevente/i), movimenti delle mani, odori, abbigliamento e aspetto esteriore): se il livello paraverbale è importante, questo lo è ancora di più e insieme (paraverbale e non verbale) sono ciò che permettono all’emittente di toccare, a livello comunicativo, realmente il ricevente.

Selezione del personale: Fase 3 (part two) le dinamiche del colloquio di selezione Individuale

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selezione-valutazione-risorse-umaneDopo aver visto, nel post precedente, le fasi del colloquio di selezione individuale, vorrei ora soffermarmi su alcune dinamiche che si possono creare tra selezionatore e candidato durante il colloquio di selezione individuale. Innanzitutto alcuni consigli legati alle precondizioni per un buon colloquio di selezione individuale:

–          ambiente tranquillo (assenza di elementi distraenti)

–          lasso di tempo che consenta l’acquisizione di elementi utili (al candidato, durante il colloquio di selezione individuale, non devono arrivare segnali verbali e non verbali come, per esempio, il guardare orologio (indicatore di fretta e del fatto che bisogna stringere in termini temporali)

–          tener presente che il candidato potrebbe vivere un momento di ansia/tensione connesso con la connotazione di esame che il colloquio di selezione individuale presenta

 

Detto questo, affrontiamo le manovre difensive che il candidato potrebbe adottare durante il colloquio di selezione individuale (e le necessarie contromisure che il selezionatore dovrà utilizzare per non compromettere il setting di selezione):

 

1 – evasione (quando il candidato non risponde o risponde in modo secco, in modo quindi da non dare informazioni sufficienti al selezionatore). Contromisura da adottare: si fanno domande aperte, si stimolano racconti di lavoro, o comunque racconti semplici

 

2 – seduzione (il candidato mostra un’immagine di sé eccessivamente positiva non portando a supporto di quest’ultima fatti concreti positivi; il selezionatore potrebbe essere affascinato esclusivamente da un lato emotivo). Contromisura da adottare: si deve isolare la sfera emotiva durante il colloquio, si deve portare il candidato a fare esempi concreti

 

3 – collusione o aggressione (manovra che porta ad un’ inversione di ruoli tra selezionatore e candidato: anche qualora esista una reale possibilità contrattuale del candidato – es. ruoli di alta managerialità, talenti evidenti in un campo – il selezionatore ha comunque un ruolo di potere che non può essere disconosciuto, pena l’inefficacia dell’azione valutativa del selezionatore). Contromisura da adottare: ripristino del setting di valutazione: ribadire nei fatti il proprio ruolo di valutatore, evidenziando l’incongruenza di richieste di diverso senso come una presentazione preventiva di proposte economiche o del ruolo da svolgere, dobbiamo insomma fargli capire che abbiamo bisogno di tirar fuori una valutazione su di lui)

Errori, fattori da evitare e da utilizzare durante il colloquio di selezione individuale

 

Ci sono poi i veri e propri errori, i fattori da evitare e quelli invece da utilizzare durante un colloquio di selezione individuale:

 

Errori

 

– legati ai pregiudizi (impressioni pre-colloquio)

– legati alla prima impressione e all’ordine delle informazioni (diamo peso alle informazioni iniziali e alle finali, più facilmente rinvenibili in memoria)

– legati all’effetto alone (si ricava il profilo del candidato da una sola informazione, andando a contaminare altri campi)

– legati alla tendenza alla neutralità/sopravvalutazione/sottovalutazione (o non si esprimono giudizi o si è troppo “buoni” o troppo “cattivi”: i giovani selezionatori cadono spesso in questo errore)

– legati alle informazioni insufficienti (quindi completiamo le scarse informazioni che abbiamo con altre di cui non si ha alcun riscontro)

– legati all’effetto barum (per cui un evento emozionalmente forte direziona tutta la valutazione)

– legati a correlazioni illusorie ed errori logici (scorciatoie del pensiero per cui si associano tra di loro elementi che non hanno alcuna relazione: per esempio non è vero che se il candidato ha lavorato per una grande azienda deve essere per forza bravo o viceversa)

 

Fattori da evitare

 

–          Espressioni negative (non so se, non le occorre, non la pensa così)

–          Espressioni che contraddicono (non è così, lei sbaglia, lei è in errore, non è esatto, impossibile)

–          Espressioni predicatorie (adesso le spiego)

–          Espressioni dubitative (non so se le può interessare, io sarei, forse le farebbe piacere)

–          Espressioni velleitarie (vedrà che si troverà bene, se farà così vedrà che, sarà sicuramente interessante per lei)

–          Appelli di fiducia (mi creda, si fidi, abbia fiducia, stia tranquillo, glielo raccomando)

–          Espressioni cerimoniose (una persona come lei, come lei ben sa, non vorrei disturbarla, come lei mi insegna)

–          Domande chiuse (sono le domande aperte che ci consentono di capire)

–          Discussioni

–          Salire in cattedra

–          L’influenza della simpatia/antipatia

 

Fattori da utilizzare

 

–          stile affermativo

–          parlare al presente (non condizionale o futuro)

–          non contraddire ma correggere

–          non predicare ma informare

–          non interrogare ma chiedere

–          non imporre ma suggerire, consigliare

–          espressioni come “capisco perfettamente il suo punto di vista”; “è preferibile considerare il problema sotto un aspetto diverso”; “fa bene ad attirare la mia attenzione su questo punto”; “sono d’accordo con lei ma”

–          l’ascolto, l’osservazione, il lasciar parlare liberamente il candidato senza entrarci in contrapposizione, scoprendo tendenze spontanee nel verbale e nel non verbale

–          l’interpretazione, l’elaborazione

–          notare contraddizioni/lacune

–          notare ricorrenza di temi

–    prendere appunti (viste le possibilità del grande numero di colloqui da fare al giorno e la non sempre possibilità di scriverseli immediatamente dopo il colloquio di selezione individuale per il tempo stretto, si espliciterà all’interlocutore la necessità di appuntarsi alcune informazioni come elemento di maggior concentrazione e per farne memoria)

 

Selezione del personale: fase 3 (part one) – Il Colloquio di selezione Individuale

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Durante i miei corsi legati a selezione e valutazione del personale ho sempre trovato estremamente utile, a livello didattico, utilizzare un determinato schema di colloquio di selezione individuale che voglio condividere attraverso il blog di Andrea Carfi Consultancy – Training and Media. Per ogni fase del colloquio di selezione individuale ho inserito tre ulteriori punti: gli argomenti da affrontare, alcuni esempi di domande che si possono fare e cosa valutare (ovviamente tutto da contestualizzare rispetto ai requisiti richiesti per il profilo professionale oggetto del processo di selezione).

Le fasi del colloquio di selezione individuale

Il colloquio di selezione individuale – Fase 1 – Introduzione

Argomenti: saluto e presentazione / frasi introduttive / prima domanda / tema principale

 

Domande: formalità varie (es. ha raggiunto facilmente la nostra sede?; desidera un bicchiere d’acqua?) / come è giunto a interessarsi alla nostra azienda? /  per quali motivi ritiene che il contenuto della nostra inserzione possa interessarla? / nel corso del colloquio parleremo del suo curriculum scolastico e lavorativo e valuteremo se la nostra azienda può offrirle un inserimento adeguato alle sue caratteristiche, per iniziare a conoscerci vuole parlarmi del suo curriculum?

 

Cosa valutare: aspetto/presenza (impressione generale, cura della persona e dell’abbigliamento, qualità fisiche ) – modi (educazione, portamento, mimica, espressività) – espressione verbale (voce, inflessioni dialettali, fluidità verbale, proprietà terminologica, ridondanza/concisione, reticenza, espressione chiara o confusa, difetti di pronuncia) – grado di collaborazione (modo di porre le domande, di rispondere, di interagire)

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 2 – Curriculum scolastico

 

Argomenti: scuola dell’obbligo / studi superiori / studi universitari / corsi di specializzazione-master

 

Domande: vuole presentare liberamente il suo curriculum formativo? / quali i problemi e le difficoltà incontrate? Come sono state affrontate? / titolo e argomento tesi / (eventualmente) per quale motivo ha interrotto gli studi? / in che modo l’iter dei suoi studi pensa che possa esserle utile per la mansione in oggetto?

 

Cosa valutare: rilevanza del curriculum scolastico-universitario per la mansione / risultati ottenuti / motivazioni-interessi-adattabilità / relazioni interpersonali / capacità intellettive / estensione delle conoscenze-profondità delle conoscenze

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 3 – Curriculum lavorativo

 

Argomenti: prime occupazioni / lavori saltuari / lavori fissi / esperienza militare-civile (eventuale)

 

Domande: vuole presentare liberamente il suo curriculum lavorativo? / in che tipo di aziende ha operato? / quali sono stati i maggiori problemi incontrati? Come li ha affrontati? / quali erano le sue principali responsabilità? / quali i rapporti con superiori e colleghi? / quale utilità dell’insegnamento scolastico nella professione? / vuole fare un’analisi dettagliata dell’ultima occupazione?

 

Cosa valutare: rilevanza del curriculum lavorativo per la mansione proposta / competenze-preparazione / capacità / risultati / adattabilità / motivazioni-interessi-inclinazioni / relazioni interpersonali / organizzazione-coordinamento / promozioni e riconoscimenti

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 4 – Motivazioni lavorative

 

Argomenti: lavoro reale / lavoro ideale

 

Domande: per quali motivi ha nel passato cambiato lavoro? / in generale cosa si aspetta dal lavoro? / quali aspetti del lavoro giudica gratificanti? Quali meno? / perché le interessa questo lavoro? Quali vantaggi intravede? / se potesse liberamente scegliere quale occupazione svolgerebbe? / se non venisse assunto qui quali occasioni pensa che potrebbe avere? / quali sono le sue disponibilità o limiti in fatto di orari, di trasferimenti, per corsi di aggiornamento e formazione, per trasferte? / qual è stato e come si è conservato nel tempo l’orientamento iniziale negli studi e nella professione? / che contributo pensa di dare alla nostra azienda? / come si vede tra 5 anni? / come si vede tra 10 anni? / quanto conosce dell’azienda e come l’ha conosciuta? / quali sono le sue aspettative economiche e contrattuali?

 

Cosa valutare: rilevanza delle motivazioni per la mansione proposta / intensità / adeguatezza delle aspettative / disponibilità alla mobilità

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 5 – Interessi extralavorativi

 

Argomenti: tipologia, ampiezza, profondità degli interessi / compatibilità col lavoro

 

Domande: come preferisce trascorrere il tempo libero? / svolge attività sportive, sociali, culturali, artistiche, pratiche, filantropiche, scientifiche o d’altro tipo? / preferisce attività da svolgersi isolatamente o con altri? / quale costanza negli interessi? / quale capacità di approfondimento? / quali risultati, successi, riconoscimenti ottenuti?

 

Cosa valutare: rilevanza degli interessi per la mansione / ampiezza degli interessi / profondità degli interessi / vitalità / uso del tempo, delle energie, del danaro / maturità / sviluppo intellettivo / livello culturale / relazioni sociali / organizzazione-coordinamento

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 6 – Carattere

 

Argomenti: aspetti personali positivi / aspetti personali da migliorare / rapporto qualità personali – lavoro

 

Domande: quali ritiene siano i suoi punti di forza – capacità più sviluppate? / quali i suoi punti deboli – limitazioni? / quali aspetti personali potrebbe migliorare? / quali aspetti formativi vorrebbe approfondire? / quali critiche le vengono rivolte dalle persone che la conoscono bene? Cosa ne pensa? / può fare un’auto descrizione libera di sé e del proprio carattere? / quali sono le sue reazioni e difese a situazioni stressanti, ansiogene o frustranti? / che opinione ha di sé e dei risultati finora ottenuti? / è portato a stare con gli altri, ad accettare il dialogo, ad ascoltare? / quanto è attaccato alle proprie idee o è disponibile a cambiare opinione?

 

Cosa valutare: capacità sociali / equilibrio emozionale / iniziativa-autonomia / responsabilità-leadership / apertura di idee-creatività / capacità organizzative / regolarità- sistematicità-adattabilità

 

Il colloquio di selezione individuale – Fase 7 – Conclusioni

 

Argomenti: non evidenziare punti deboli del curriculum / autovalutazione del candidato / spiegazione contatti successivi / caratteristiche del posto offerto / congedo

 

Domande: prima di concludere il colloquio c’è qualcosa che vuole chiedermi-aggiungere? / desidera fare qualche domanda sul lavoro, sulla nostra azienda, o su qualche altro argomento che la interessa? / si spiega quale potrà essere l’attività del candidato, l’ambiente in cui dovrà operare, le condizioni di inserimento, e le possibilità di sviluppo / riassunto della mansione offerta / si stimola un’ autovalutazione della candidatura e di come possa essere andato il colloquio / quali delle sue conoscenze, esperienze, capacità, o elementi del carattere pensa potranno esserle d’aiuto o meno nell’esercizio della sua mansione?

 

Ho volutamente evitato di inserire la fase del colloquio di selezione individuale in cui si fanno domande sulla situazione familiare (famiglia d’origine e acquisita) e privata del candidato (domande su composizione della famiglia, sulle attività che svolgono i familiari, sulla formazione scolastica che hanno avuto i familiari, sul livello socio-economico e culturale della famiglia e così via), prima di tutto perchè la considero un’invasione della privacy dello stesso e poi perchè sostanzialmente inutile ai fini della selezione e valutazione: è presente in ogni caso, come fase del colloquio di selezione individuale, nella letteratura sull’argomento, voi cosa ne pensate?

[qui puoi trovare un ulteriore approfondimento su aree di indagine e domande più frequenti in un colloquio di selezione individuale]